Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf diesem Bewerbungsportal im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Bahndienste Mustermann GmbH (Demo) Musterstraße 12, 06112 Halle (Saale) Deutschland Telefon: +49 345 1234567 E-Mail: info@bahndienste-demo.example Vertreten durch: Erika Mustermann (Demo)

Hinweis: Es handelt sich um eine Demonstrationsanwendung mit fiktiven Unternehmensangaben. Vor einem Live-Betrieb sind sämtliche [Platzhalter] und Demo-Angaben durch die echten Daten des Verantwortlichen zu ersetzen.

Sofern eine Pflicht zur Bestellung nach Art. 37 DSGVO i. V. m. § 38 BDSG besteht oder freiwillig ein/e Datenschutzbeauftragte/r bestellt wurde, erreichen Sie diese/n unter:

[Name der/des Datenschutzbeauftragten] [Anschrift] E-Mail: [datenschutz@bahndienste-demo.example]

Bei allen Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit unmittelbar an diese Stelle wenden.

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten, die Zwecke ihrer Verarbeitung und die betroffenen Personen zusammen.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (z. B. Namen)
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern)
• Bewerbungsdaten (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung)
• Inhaltsdaten (z. B. Eingaben in Formularfeldern, hochgeladene Dokumente)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. IP-Adressen beim Hosting, Verarbeitungs- und Korrespondenzverlauf)

Kategorien betroffener Personen

• Bewerberinnen und Bewerber
• Interessentinnen und Interessenten sowie Kontaktanfragende
• Nutzerinnen und Nutzer des Bewerbungsportals

Zwecke der Verarbeitung

• Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens (Bewerbermanagement)
• Begründung eines etwaigen Beschäftigungsverhältnisses
• Bereitstellung des Onlineangebots und seiner Funktionen
• Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation
• Sicherheitsmaßnahmen und Verwaltung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Maßgeblich sind insbesondere:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) – z. B. Aufnahme in den Talentpool.
• Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) – insbesondere die Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) – z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) – z. B. IT-Sicherheit und die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

Beschäftigtendatenschutz: Daten von Bewerberinnen und Bewerbern verarbeiten wir zur Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses. Tragende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (i. V. m. Art. 88 DSGVO); § 26 BDSG ziehen wir ergänzend heran. Hintergrund: Nach der Rechtsprechung des EuGH (Urteil vom 30.03.2023, C-34/21) ist § 26 BDSG als alleinige Rechtsgrundlage teilweise nicht mehr anwendbar; wir stützen die Verarbeitung daher unmittelbar auf die DSGVO.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten, Angaben zu einer Schwerbehinderung): Eine Verarbeitung erfolgt nur, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeits- und Sozialrecht erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG), zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO) oder auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Über unser Bewerbungsportal können Sie sich elektronisch bei uns bewerben. Nachfolgend informieren wir Sie über Umfang, Zwecke und Dauer der Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten.

Umfang und Zweck

Wir verarbeiten die von Ihnen übermittelten Daten (insbesondere Kontakt- und Stammdaten, Anschreiben/Nachricht, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikations- und Ausbildungsnachweise sowie freiwillig beigefügte Unterlagen) zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Pflicht zur Bereitstellung

Die mit einem Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Bezug zur Stelle) sowie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung sind für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung nicht entgegennehmen und bearbeiten. Alle weiteren Angaben (z. B. Telefonnummer, Lebenslauf-Datei) erfolgen freiwillig (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO).

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen), ergänzt durch § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO. Die Aufbewahrung nach Abschluss des Verfahrens zur Verteidigung gegen etwaige Rechtsansprüche stützen wir auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Soweit Sie eine Einwilligung erteilt haben (Talentpool), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer und Löschung

1. Abgelehnte Bewerberinnen und Bewerber: Kommt es nicht zu einer Einstellung, löschen bzw. vernichten wir Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Zugang der Absage. Diese Frist trägt dem Umstand Rechnung, dass Ansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG binnen zwei Monaten geltend gemacht und sodann gemäß § 61b Abs. 1 ArbGG binnen drei Monaten gerichtlich durchgesetzt werden können. Die Aufbewahrung dient unserem berechtigten Interesse an der Rechtsverteidigung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Unser Bewerbungsportal berechnet das Löschdatum automatisch und löscht abgelaufene Bewerbungen samt hochgeladener Dateien selbsttätig; jeder Löschvorgang wird protokolliert. Wird im Einzelfall ein konkretes Verfahren anhängig, speichern wir die betroffenen Daten bis zur abschließenden Klärung (Einschränkung der Verarbeitung statt Löschung, Art. 18 DSGVO).

2. Talentpool: Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) nehmen wir Ihre Daten für künftige Vakanzen in unseren Talentpool auf und speichern sie für in der Regel 12 Monate ab Erteilung der Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Im Falle des Widerrufs beenden wir die auf die Einwilligung gestützte Speicherung und löschen Ihre Talentpool-Daten unverzüglich. Davon unberührt bleibt allein eine etwaige, noch laufende 6-Monats-Aufbewahrung einer konkreten Bewerbung zur Rechtsverteidigung (eigenständige Grundlage nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

3. Eingestellte Bewerberinnen und Bewerber: Bei einer Einstellung überführen wir die erforderlichen Daten in die Personalakte und verarbeiten sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) weiter. Nicht erforderliche Bestandteile werden bereinigt.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Bitte sehen Sie von der Angabe besonderer Kategorien (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheitsdaten, Angaben zu einer Schwerbehinderung, religiöse oder ethnische Angaben) ab, soweit sie für die ausgeschriebene Stelle nicht erforderlich sind. Solche Daten löschen oder schwärzen wir, sobald sie für das Verfahren nicht mehr benötigt werden (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur im erforderlichen Umfang und nur auf Grundlage einer Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO (insb. lit. b oder lit. f).

Empfänger und Datenquelle

Zugriff haben innerhalb unseres Unternehmens nur die zuständigen Stellen (Personalabteilung und jeweilige Fachabteilung). Setzen wir technische Dienstleister (z. B. Hosting) ein, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Wir erheben Ihre Bewerbungsdaten grundsätzlich unmittelbar bei Ihnen. Sollten uns Daten ausnahmsweise aus anderer Quelle erreichen (z. B. über Personalvermittler oder Jobportale), informieren wir Sie über Quelle und Kategorien gemäß Art. 14 DSGVO.

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt, eine Einwilligung widerrufen wird oder keine sonstige Rechtsgrundlage mehr besteht. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, schränken wir die Verarbeitung ein (Sperrung), statt zu löschen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich insbesondere aus HGB, AO und EStG. Diese gelten erst nach einer etwaigen Einstellung im Beschäftigungskontext, nicht für die Bewerbungsdaten selbst. Beispiele: Lohnkonten 6 Jahre (§ 41 Abs. 1 S. 9 EStG); Buchungsbelege 8 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO i. d. F. seit 2024); Handelsbücher und bestimmte Unterlagen weiterhin 10 Jahre. Die für einzelne Verarbeitungen geltenden besonderen Fristen (siehe oben) gehen den allgemeinen Angaben vor.

Zur Bereitstellung dieses Portals nutzen wir einen Hosting-Dienstleister, auf dessen Servern das Onlineangebot bereitgestellt wird.

Eingesetzter Hosting-Anbieter: [Name und Anschrift des Hosting-Anbieters]. Mit diesem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Server-Logfiles: Beim Zugriff auf den Server werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO – IT-Sicherheit) Zugriffsdaten erhoben (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer). Diese Logfiles werden zur Gewährleistung der Sicherheit für die Dauer von maximal 7 bis 30 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können betroffene Einträge bis zur Aufklärung länger aufbewahrt werden.

Dieses Bewerbungsportal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb und die Grundfunktionen erforderlich sind (z. B. eine Sitzung im geschützten Verwaltungsbereich). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO; für diese Cookies ist keine Einwilligung erforderlich.

Wir setzen derzeit keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies ein. Sollten künftig nicht notwendige Cookies oder Dienste eingesetzt werden, holen wir hierfür zuvor Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO über ein Einwilligungs-Banner ein, das Sie jederzeit widerrufen können.

Wenn Sie per E-Mail, Telefon oder auf sonstigem Wege mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir die mitgeteilten Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Betrifft Ihre Anfrage eine Bewerbung, gelten ergänzend die Ausführungen unter „Bewerbungen / Bewerbermanagement“. Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet im Sinne des Art. 22 DSGVO nicht statt. Über Ihre Bewerbung entscheiden stets Menschen.

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung / „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen. Der Widerruf einer Einwilligung ist so einfach möglich wie ihre Erteilung. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter „Verantwortlicher“ genannte Stelle.

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, insbesondere am Ort Ihres Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes.

Für uns zuständige Aufsichtsbehörde (Demo): [Name und Anschrift der am Sitz des Verantwortlichen zuständigen Landesdatenschutzbehörde]. Eine Übersicht der deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie unter www.bfdi.bund.de.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nur statt, wenn dies erforderlich ist und ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist – etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO), Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) oder eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. In dieser Demo-Konfiguration findet keine Drittlandübermittlung statt; setzen Sie Dienstleister mit Drittlandbezug ein, ist dieser Abschnitt zu konkretisieren.

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten (Art. 32 DSGVO). Die Übertragung Ihrer Bewerbungsdaten erfolgt verschlüsselt über eine gesicherte TLS-Verbindung. Hochgeladene Dateien werden zugriffsbeschränkt gespeichert. Eingerichtete Verfahren stellen die Wahrnehmung von Betroffenenrechten und die fristgerechte Löschung sicher.

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juni 2026 (Version 2026-06). Durch die Weiterentwicklung des Portals oder geänderte gesetzliche Vorgaben kann eine Anpassung erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf diesem Portal abrufbar.